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Datenschutzhinweise für das Konferenz- und Teilnehmerportal
Stand: 11. November 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Konferenzorganisation ist:
Definetz e.V., Friedrich-Ebert-Str. 75, 59425 Unna, Germany
post@definetz.com
2. Zweck der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, soweit dies für die Registrierung, Anmeldung, Organisation, Durchführung und Abrechnung unserer Konferenzen und begleitenden Veranstaltungen erforderlich ist.
Hierzu gehören insbesondere:
- Einrichtung und Verwaltung des persönlichen Teilnehmerzugangs
- Anmeldung zu einzelnen Konferenzen
- Verwaltung des Anmeldestatus
- Buchung von Konferenzleistungen und Zusatzangeboten
- Erfassung und Verwaltung von Begleitpersonen und deren gebuchten Leistungen
- Prüfung verfügbarer Teilnehmer- und Angebotskontingente
- Berechnung von Teilnahmegebühren und gegebenenfalls gewährten Ermäßigungen
- Erstellung und Verwaltung von Buchungsbestätigungen und Rechnungen
- Bearbeitung von Stornierungsanfragen
- Übermittlung organisatorischer Informationen zu gebuchten Veranstaltungen
3. Verarbeitete personenbezogene Daten
Abhängig von der Nutzung des Teilnehmerportals verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:
Stammdaten: Name, Vorname und gegebenenfalls weitere freiwillig angegebene persönliche Informationen.
Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Postanschrift und gegebenenfalls Telefonnummer.
Teilnahme- und Buchungsdaten: Ausgewählte Konferenzen, gebuchte Leistungen, Begleitpersonen, Anmeldenummern, Anmelde- und Buchungsstatus, Preise, Ermäßigungen, Stornierungsanfragen sowie abrechnungsrelevante Angaben.
Mitgliedschaftsdaten: Angaben zu einer Definetz-Mitgliedschaft und deren Bestätigungsstatus, soweit diese für die Ermittlung der Teilnahmegebühren erforderlich sind.
Zugangsdaten: Technisch erforderliche Informationen zur Authentifizierung, einschließlich Passwortprüfdaten, zeitlich begrenzter Anmeldelinks und Einmalcodes.
Technische Daten: Soweit für den sicheren Betrieb erforderlich, können insbesondere Sitzungsinformationen und sicherheitsrelevante Zugriffsdaten verarbeitet werden.
4. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung der für Anmeldung, Buchung und Veranstaltungsdurchführung erforderlichen Daten erfolgt grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen beziehungsweise zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen.
Soweit gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- oder steuerrechtliche Pflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO.
Die Verarbeitung technisch erforderlicher Daten zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen und sicheren Portalbetriebs kann auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beruhen. Unser berechtigtes Interesse liegt insbesondere im Schutz des Teilnehmerportals vor unbefugtem Zugriff und Missbrauch.
Soweit für einzelne zusätzliche Verarbeitungsvorgänge eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese gesondert eingeholt.
5. Persönlicher Zugang zum Teilnehmerportal
Das Teilnehmerportal ermöglicht die Anmeldung mit einem persönlichen Passwort oder über einen zeitlich begrenzten Anmeldelink beziehungsweise Einmalcode.
Für die Authentifizierung werden die hierfür erforderlichen Daten verarbeitet.
Bei entsprechender Auswahl kann eine Anmeldung auf dem verwendeten Gerät für einen längeren Zeitraum aufrechterhalten werden. Die derzeit vorgesehene Dauer beträgt bis zu 30 Tage.
Die Verarbeitung dient der sicheren Bereitstellung des persönlichen Teilnehmerzugangs.
Weitere Informationen über die konkret eingesetzten Cookies und Sitzungstechnologien sind in den ergänzenden technischen Datenschutzhinweisen dieser Website bereitzustellen.
6. Begleitpersonen
Teilnehmer können im Rahmen ihrer Konferenzbuchung zusätzliche Leistungen für Begleitpersonen erfassen.
Dabei werden die zur Zuordnung und Durchführung der gebuchten Leistungen erforderlichen personenbezogenen Daten verarbeitet.
Die Angaben werden gemeinsam mit der Buchung des Hauptteilnehmers verwaltet und können in einer gemeinsamen Rechnung ausgewiesen werden.
Personen, die selbst an der eigentlichen Konferenz teilnehmen möchten, müssen sich eigenständig registrieren.
7. Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung
Für die Abrechnung gebuchter Leistungen verarbeiten wir die erforderlichen Buchungs-, Rechnungs- und gegebenenfalls Zahlungsdaten.
Die Rechnung kann Leistungen des Hauptteilnehmers und seiner Begleitpersonen gemeinsam ausweisen.
[Hier sind die tatsächlich eingesetzten Zahlungsarten, Zahlungsdienstleister und gegebenenfalls Empfänger von Zahlungsdaten zu ergänzen.]
8. Empfänger personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten erhalten innerhalb der veranstaltenden Organisation ausschließlich diejenigen Personen, die sie zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.
Soweit erforderlich, können personenbezogene Daten außerdem an beauftragte Dienstleister übermittelt werden, beispielsweise für Hosting, technische Betreuung, E-Mail-Versand oder Abrechnung.
[Die tatsächlich eingesetzten Dienstleister, ihre Rollen und gegebenenfalls weitere Empfänger sind vor Veröffentlichung zu prüfen und zu ergänzen.]
Eine Weitergabe an andere Stellen erfolgt nur, soweit hierfür eine rechtliche Grundlage besteht.
9. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Für steuerlich oder buchhalterisch relevante Unterlagen gelten die jeweils einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks und Ablauf einschlägiger Aufbewahrungsfristen werden personenbezogene Daten gelöscht, soweit keine weitere Rechtsgrundlage für ihre Speicherung besteht.
[Die konkreten Löschfristen beziehungsweise Löschkriterien für Teilnehmerkonten, Buchungen, Stornierungsanfragen, Einmalcodes und technische Protokolle sind zu ergänzen.]
10. Erforderlichkeit der Bereitstellung
Die Bereitstellung der für Registrierung, Anmeldung und Buchung erforderlichen personenbezogenen Daten ist notwendig, um die entsprechenden Leistungen in Anspruch nehmen zu können.
Ohne diese Angaben können wir die Registrierung, Buchung oder Durchführung der gewünschten Leistungen gegebenenfalls nicht ermöglichen.
Freiwillige Angaben sind entsprechend gekennzeichnet.
11. Rechte betroffener Personen
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:
- Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)
Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).
12. Automatisierte Entscheidungen
[Vor Veröffentlichung ist zu prüfen und zu dokumentieren, ob eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO stattfindet. Die automatische Preis- und Kontingentberechnung allein belegt dies nicht.]
13. Ergänzende Datenschutzhinweise
Für den allgemeinen Betrieb der Website können zusätzliche Datenverarbeitungen stattfinden, insbesondere durch Webhosting, Serverprotokolle, Cookies oder eingebundene Dienste.
Informationen hierzu finden Sie in der allgemeinen Datenschutzerklärung der jeweiligen Website.